David Seidman
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David Seidman

Software und Dienstleistungen, die die Produktivität und Effizienz steigern können

Wenn Zeit Geld ist, können Sie ein Vermögen verlieren.

Glücklicherweise hat die Technologie Werkzeuge zur Verfügung gestellt, um Zeitverschwendung zu reduzieren und die Produktivität zu verbessern.

Verwenden Sie die Zeiterfassung

Der erste Schritt im Zeitmanagement besteht darin, zu messen, wie Sie und Ihr Team den Arbeitstag verbringen. Wenn Sie Zeitkarten oder Stundenzettel verwenden, erfahren Sie zwar, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter aufwenden, aber nicht, wie sie diese nutzen.

Verwenden Sie die Zeiterfassung

Zeiterfassungssoftware zeichnet auf, wie die Zeit genutzt wird. Einmal auf Laptops, Smartphone und anderen Technologien installiert, kann ein Zeit-Tracker automatisch überwachen und berichten, wie viele Minuten die Mitarbeiter mit der Teilnahme an Meetings, dem Beantworten von E-Mails und anderen Aktivitäten verbringen. Die meisten Zeiterfassungsprogramme bieten auch Software für die Rechnungsstellung, die Genehmigung von Arbeitszeitnachweisen, das GPS-Tracking von Mitarbeitern, wenn sie sich außerhalb des Standorts befinden, und andere Funktionen.

Zeitmesser können auch den Hawthorne-Effekt erzeugen, der nach der Telefonfabrik benannt ist, in der Psychologen ihn entdeckt haben. Der Hawthorne-Effekt ist die Tendenz, sich mehr anzustrengen, wenn einem bewusst ist, dass man überwacht wird. Wenn Ihre Mitarbeiter wissen, dass eine App ihre Zeit aufzeichnet, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie kostbare Minuten verschwenden.

Dutzende von Trackern möchten Ihr Unternehmen für sich gewinnen. Einige der bekanntesten und beliebtesten:

Darüber hinaus verfügt Exela über eine eigene Zeiterfassung, kontaktlosen Eintritt & Ausgang.

Aufgaben organisieren

Zeiterfassungen können zeigen, wie Sie und Ihre Mitarbeiter Ihre Zeit verbringen. Der nächste Schritt ist es, sie besser zu nutzen. Aufgabenverwaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, Aufgaben effektiver zu organisieren.

Eines der bekanntesten Task-Management-Programme ist Trello, das Unternehmensberaterin Lucy Fuggle als „eines der beliebtesten Zeitspartools für kleine Unternehmen“ bezeichnet. Trello sagt: „es spart Ihnen Zeit, indem es Ihre Projekte mit einfachen visuellen Übersichten organisiert.“

Einige andere starke Task-Manager: Wrike, das die Tech-Beratung CrazyEgg als „[die] beste Task-Management-Software für schnell wachsende Teams“ bezeichnet; monday.com; und Asana.

Automatisieren

„Software-Automatisierungstools sind definitiv der einfachste Weg, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen und den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren“, sagt Tech-Bloggerin Rachel Adnyana. Laut einer Umfrage unter Wissensarbeitern (Menschen, die Informationen nutzen, anstatt Waren oder Dienstleistungen zu produzieren) stimmen viele andere Fachleute zu.

Automatisieren

Quelle: „Die Mehrheit der Arbeitnehmer verwendet Automatisierungssoftware bei der Arbeit – hier ist der Grund“, Zapier.com, 1. September 2020

Wie viel Zeit kann Automatisierung einsparen? „Aktivitäten, die mehr als 20 Prozent der Arbeitszeit eines CEOs in Anspruch nehmen, könnten automatisiert werden“, heißt es in einem Bericht der Unternehmensberatung McKinsey. „Dazu gehören die Analyse von Berichten und Daten, um operative Entscheidungen zu treffen, die Vorbereitung von Personaleinsätzen und die Überprüfung von Statusberichten.“

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Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie kleine Unternehmen durch Automatisierung Zeit sparen können.

Automatisieren Sie Ihren Terminplan

„Terminplanung“, sagt Tech-Entwickler Gary Stevens, „war früher ein großer Zeitfresser, kann aber jetzt automatisiert werden. Für die meisten Kunden ist die Möglichkeit, direkt Termine zu buchen, besser, als in Ihrem Unternehmen anzurufen. Die Implementierung eines Systems, das dies ermöglicht, spart Ihnen und dem Kunden Zeit und Geld.“ Sie können auch Terminplanungssoftware verwenden, um Termine mit Ihren Mitarbeitern, Lieferanten und allen anderen Personen zu vereinbaren, die Sie kontaktieren müssen.

Einige der besten Software für diesen Zweck:

Automatisieren Sie Ihre E-Mails

Laut Studien von Microsoft und dem Cloud-Technologieunternehmen SoftwareONE verbringen Büroangestellte etwa zwei Stunden pro Tag mit dem Lesen, Beantworten und Verwalten von E-Mails. Untersuchungen von Adobe legen die Zahl noch höher an. Wenn Sie und Ihr Team die E-Mail-Nutzung reduzieren können, könnten Sie pro Jahr einen zusätzlichen Monat oder mehr gewinnen.

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SaneBox, Front und andere E-Mail-Software können Ihnen dabei helfen. „Anstatt jede Nachricht manuell bearbeiten zu müssen, die in ihrem Posteingang eintrifft, verwenden die Mitarbeiter eine Automatisierung, die ihre täglichen E-Mail-Stapel organisiert, automatisierte Antworten versendet und alles andere in bestimmte Ordner zur weiteren Bearbeitung leitet“, sagt Lisa Schwarz, Senior Director bei der Oracle-Business-Software-Sparte NetSuite. „Indem sie die Posteingänge ihrer Mitarbeiter automatisieren, helfen Unternehmen ihren Mitarbeitern, relevante Nachrichten schnell und effizient zu sehen und zu beantworten..“

Automatisieren Sie Ihr Marketing

„Eine der vielleicht einfachsten Möglichkeiten, als vielbeschäftigter Unternehmer Zeit zu sparen, besteht in der Automatisierung Ihrer Marketingaktivitäten“, sagt Chris Bailey vom Blog Marketing Know How. „Von der Vorausplanung von Marketing-E-Mails über die Ausrichtung auf wichtige Termine wie Valentinstag und Weihnachten bis hin zu Social-Media-Planungstools, die Ihre Twitter- und Facebook-Seiten am Laufen halten, wenn Sie nicht da sind. Es gibt unzählige Möglichkeiten, Ihre Arbeitsstunden für Marketing zu reduzieren."

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Einige der beliebtesten Marketing-Automatisierungs-Softwarepakete für kleine Unternehmen stammen von HubSpot, Keap und ActiveCampaign. HubSpot ist der Branchenführer, aber Bewertungs- und Vergleichsseiten wie G2 und GetApp bevorzugen ActiveCampaign, wobei Keap einen respektablen dritten Platz belegt.

Diese All-in-One-Pakete decken nahezu jede Art von Marketing ab. Wenn Sie sich lieber auf einige wenige Typen konzentrieren möchten, versuchen Sie es mit spezialisierter Software. Für E-Mail-Marketing können Sie Mailchimp, Constant Contact oder Sendinblue verwenden, während Buffer und Hootsuite zu den bekanntesten Softwaretypen für Social Media zählen. (Viele Experten halten Puffer für kleine Unternehmen  besser geeignet – es ist kostengünstiger und einfacher zu bedienen. Hootsuite wiederum ist für größere Unternehmen mit komplexeren Anforderungen ausgerichtet.)

Bevor Sie solche Technologien erwerben, „sehen Sie sich so viele kostenlose Testversionen an wie notwendig, und wählen Sie dann das Tool, das am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt“, sagt der Tech-Autor Tim Brookes. „Es ist viel einfacher, Ihrem bestehenden Workflow ein neues Tool hinzuzufügen, als zu versuchen, einen neuen Workflow an das Tool anzupassen, für das Sie sich gerade entschieden haben.“

Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung

„Die Buchhaltung ist ein zeitaufwändiger Prozess, der viele manuelle Schritte umfasst“, sagt Lisa Schwarz von Oracle. „Durch die Automatisierung einiger oder aller anfallenden Schritte können Unternehmen Zeit sparen, Fehler reduzieren und den Mitarbeitern wertvolle Zeit für andere Aufgaben geben.“

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Einige der besten Buchhaltungsprogramme für kleine Unternehmen sind:

Nutzen Sie einen digitalen Poststellenservice

Altmodische Papierpost verschlingt unzählige  Stunden. Sortieren, weiterleiten, kopieren, ablegen, scannen, hochladen: Alles ist sehr zeitintensiv. Dann ist da noch die Zeit, die mit der Suche nach Korrespondenz verschwendet wird, die jemand abgelegt hat.

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All diese Zeit können Sie mit einem Dienst wie Digital Mailroom (DMR) einsparen. Die Experten von Digital Mailroom empfangen, digitalisieren und laden eingehende Post in ein sicheres Webportal hoch, wo Sie sie lesen, bearbeiten und mit Ihrem Team teilen können – und zwar schnell. In dieser Case Study über eine Bank, die unter schmerzhaft langsamen Prozessen litt, können Sie sich von der Schnelligkeit von DMR überzeugen.

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Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie Sie Ihrem Unternehmen mehr produktive Zeit geben können. Funktionen von der HR bis IT können durch leiccht verfügbare Technologie viele Arbeitsstunden einsparen.

Die Auswahl der Technologie ist ein einfacher, unkomplizierter Prozess: Entscheiden Sie, was optimiert werden soll, recherchieren Sie die Software und sprechen Sie mit den Unternehmen, die sie bereitstellen können. Mit anderen Worten, alles was Sie tun müssen…

… ist, ein wenig Zeit zu investieren.

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